Shipping Instruction: Panduan Lengkap untuk Ekspor dan Impor

Bayangkan Anda adalah eksportir yang baru saja menerima pesanan ribuan unit produk dari luar negeri. Semua sudah siap—packing list, invoice, hingga jadwal kapal. Namun, ketika barang akan naik ke kapal, terjadi kendala: Bill of Lading (B/L) tidak bisa diterbitkan karena data pengiriman belum jelas.

Inilah pentingnya Shipping Instruction (SI). Dokumen sederhana ini ternyata memegang peran vital dalam kelancaran ekspor impor. Bagi pemula maupun pelaku bisnis besar, memahami SI adalah kunci menghindari masalah logistik yang merugikan.

Artikel ini akan membahas secara mendalam dan mudah dipahami mengenai Shipping Instruction, mulai dari definisi, fungsi, komponen, hingga tips membuatnya dengan benar.

📑 Apa Itu Shipping Instruction?

Shipping Instruction adalah dokumen instruksi tertulis dari pengirim (shipper) kepada perusahaan pelayaran atau forwarder mengenai detail barang yang akan dikirim. Dokumen ini menjadi dasar utama penerbitan Bill of Lading (B/L). Dengan kata lain, tanpa SI yang lengkap, B/L tidak akan pernah diterbitkan. Dan tanpa B/L, barang Anda bisa tertahan di pelabuhan tujuan.

Isi utama Shipping Instruction meliputi:

• Identitas pengirim dan penerima

• Detail barang (jumlah, jenis, berat, volume, HS Code)

• Rute pengiriman (port of loading – port of discharge)

• Permintaan khusus terkait dokumen B/L

⚙️ Fungsi dalam Ekspor Impor

Mengapa dokumen ini begitu penting? Berikut fungsi utamanya:

1. Instruksi Resmi kepada Pelayaran
   SI menjadi panduan resmi bagi perusahaan pelayaran dalam memproses dokumen pengangkutan.

2. Dasar Pembuatan Bill of Lading (B/L)
   Informasi dari SI digunakan oleh shipping line untuk membuat draft hingga final B/L.

3. Menghindari Kesalahan Data
   Tanpa SI, risiko salah alamat consignee, jumlah barang, atau jenis kemasan akan lebih tinggi.

4. Bukti Tertulis yang Mengikat
   SI berfungsi sebagai dokumen resmi yang bisa dipakai jika terjadi dispute.

5. Mempercepat Proses Administrasi
   Karena detail sudah jelas sejak awal, penerbitan B/L menjadi lebih cepat.

📝 Komponen Wajib

Sebuah SI dianggap valid jika mencantumkan informasi berikut:

1. Data Shipper (Pengirim)
   Nama perusahaan, alamat lengkap, nomor kontak.

2. Data Consignee (Penerima)
   Nama penerima, alamat, nomor telepon, atau PIC.

3. Notify Party
   Pihak yang akan dihubungi saat barang tiba di pelabuhan tujuan.

4. Detail Barang

   • Nama barang

   • Jumlah unit

   • Jenis kemasan (box, pallet, drum)

   • Berat kotor dan bersih

   • Volume (CBM)

   • HS Code (jika diperlukan)

5. Detail Rute Pengiriman

   • Nama kapal dan nomor voyage

   • Port of Loading (POL)

   • Port of Discharge (POD)

   • Delivery Point

6. Instruksi B/L
   Apakah B/L ingin diterbitkan sebagai Original, Telex Release, atau Express Release.

📊 Contoh Shipping Instruction yang Benar

Berikut contoh format sederhana:

SHIPPING INSTRUCTION

• Shipper: PT Sentosa Abadi, Jakarta, Indonesia

• Consignee: Global Import Ltd, Tokyo, Japan

• Notify Party: Nippon Logistics, Tokyo, Japan

• Vessel/Voyage: MV Asia Star / 0387

• Port of Loading: Tanjung Priok, Indonesia

• Port of Discharge: Tokyo Port, Japan

• Description of Goods: 500 Cartons of Electronic Components

• Gross Weight: 10,000 KG

• Measurement: 20 CBM

• B/L Instruction: Telex Release

📌 Perbedaan Shipping Instruction dengan Dokumen Lain

Banyak orang masih bingung membedakan SI dengan dokumen lain. Berikut penjelasannya:

• SI vs Bill of Lading (B/L)
  SI adalah instruksi dari shipper, B/L adalah dokumen resmi dari shipping line.

• SI vs Packing List
  Packing List hanya memuat detail barang, SI mencakup instruksi menyeluruh.

• SI vs Commercial Invoice
  Invoice berfungsi untuk pembayaran, SI berfungsi untuk penerbitan dokumen pengangkutan.

⚡ Risiko Jika Salah

Kesalahan kecil dalam SI bisa berakibat fatal. Berikut beberapa risiko:

• Barang tertahan di pelabuhan karena data consignee salah.

• Biaya tambahan seperti demurrage atau detention.

• Penundaan penerbitan B/L, sehingga memperlambat pencairan pembayaran L/C.

• Dispute dengan pihak buyer akibat ketidaksesuaian dokumen.

💡 Tips Membuat Shipping Instruction yang Tepat

1. Selalu samakan data dengan invoice & packing list.

2. Gunakan bahasa Inggris formal untuk dokumen internasional.

3. Periksa HS Code sesuai barang.

4. Cantumkan detail jumlah, berat, volume dengan akurat.

5. Selalu lakukan review draft B/L sebelum finalisasi.

🌐 Tren Baru: Electronic Shipping Instruction (e-SI)

Seiring perkembangan teknologi, banyak perusahaan logistik sudah menggunakan e-SI.

Keuntungannya:

• Proses lebih cepat, tidak perlu cetak dokumen fisik.

• Data tersimpan aman dalam sistem digital.

• Minim risiko salah input.

• Bisa langsung terintegrasi dengan sistem pelayaran.

📈 Studi Kasus yang Salah

Seorang eksportir tekstil di Jakarta mengirimkan barang ke Dubai. Namun, ia menulis consignee dengan alamat yang salah pada SI. Akibatnya, Bill of Lading diterbitkan dengan data keliru. Hasilnya? Barang tertahan selama 2 minggu di pelabuhan Dubai, dan eksportir harus membayar biaya tambahan sebesar USD 3,500 untuk demurrage dan detention. Kesalahan ini bisa dihindari jika SI diperiksa ulang sebelum dikirimkan ke shipping line.

🏆 Kesimpulan

Shipping Instruction adalah kunci utama kelancaran ekspor impor. Tanpa SI yang jelas, Bill of Lading tidak bisa diterbitkan. Oleh karena itu, pengisian SI harus dilakukan dengan hati-hati, akurat, dan sesuai standar internasional.

🚀 Penutup

Mengurus dokumen ekspor impor seperti Shipping Instruction memang terlihat sederhana, tapi satu kesalahan kecil bisa merugikan ribuan dolar. Di sinilah Harddies Cargo hadir sebagai solusi:

✅ Layanan pengurusan dokumen
✅ Pengiriman internasional via laut, udara, dan darat
✅ Door to door service ekspor impor
✅ Tim berpengalaman dalam logistik global

Dengan Harddies Cargo, Anda tidak hanya mengirim barang, tetapi juga mendapatkan kepastian dan ketenangan dalam setiap prosesnya.

📞 Hubungi kami sekarang dan jadikan pengiriman internasional Anda lebih cepat, aman, dan efisien!