Dalam dunia logistik dan bisnis, berita acara serah terima barang (BAST) merupakan dokumen yang sangat penting. Dokumen ini memastikan bahwa barang yang dikirim atau diterima telah sesuai dengan kesepakatan antara pihak pengirim dan penerima. Tanpa dokumen ini, risiko sengketa atau kerugian bisa meningkat, terutama ketika terjadi kehilangan, kerusakan, atau perbedaan spesifikasi barang.
Artikel ini akan membahas secara lengkap apa itu berita acara serah terima barang, fungsi, format, proses pembuatan, hingga tips agar transaksi lebih aman dan profesional.
Apa Itu Berita Acara Serah Terima Barang (BAST)?
Berita acara serah terima barang adalah dokumen resmi yang dibuat sebagai bukti bahwa barang telah diserahkan dari pihak pengirim kepada pihak penerima. Biasanya digunakan dalam transaksi bisnis, proyek konstruksi, pengiriman logistik, dan kegiatan operasional perusahaan lainnya.
Dokumen ini mencakup informasi detail tentang barang, jumlah, kondisi, tanggal penyerahan, dan tanda tangan pihak yang terkait. Dengan adanya BAST, setiap pihak memiliki bukti sah bahwa barang telah diterima atau dikirim sesuai kesepakatan.
Fungsi Berita Acara Serah Terima Barang
Memiliki beberapa fungsi penting:
-
Bukti Legal
BAST berfungsi sebagai bukti hukum bahwa barang telah diserahkan atau diterima. Dokumen ini bisa digunakan jika terjadi sengketa hukum. -
Mencegah Kesalahan dan Sengketa
Dengan mencatat kondisi dan jumlah barang secara rinci, risiko perbedaan pendapat antara pihak pengirim dan penerima dapat diminimalkan. -
Dokumentasi Perusahaan
Perusahaan bisa menggunakan BAST sebagai arsip resmi transaksi dan pengiriman barang. Hal ini mempermudah audit internal atau laporan keuangan. -
Alat Kontrol Kualitas
Dokumen ini membantu memastikan barang yang diterima sesuai dengan standar kualitas dan spesifikasi yang telah disepakati. -
Dasar Klaim Asuransi
Jika barang mengalami kerusakan atau hilang dalam perjalanan, BAST menjadi dokumen utama untuk klaim asuransi logistik.
Unsur Penting dalam Berita Acara Serah Terima Barang
Agar BAST sah dan profesional, beberapa unsur wajib dicantumkan:
-
Judul Dokumen
Contoh: “Berita Acara Serah Terima Barang” atau “BAST Pengiriman Barang”. -
Nomor Dokumen
Setiap BAST sebaiknya memiliki nomor unik untuk memudahkan pencatatan. -
Identitas Pihak Terlibat
Nama, jabatan, dan perusahaan dari pengirim dan penerima. -
Deskripsi Barang
Rinciannya mencakup jenis barang, jumlah, spesifikasi, nomor seri (jika ada), dan kondisi barang. -
Tanggal dan Lokasi Penyerahan
Menyebutkan kapan dan di mana barang diserahkan. -
Pernyataan Penyerahan dan Penerimaan
Teks yang menyatakan bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik. -
Tanda Tangan Pihak Terkait
Pengirim, penerima, dan saksi jika diperlukan. -
Lampiran Pendukung (Opsional)
Foto barang, faktur, atau dokumen pendukung lainnya.
Format
Berikut contoh format sederhana BAST:
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
Nomor: 001/BAST/08/2025
Pada hari ini, [Tanggal], kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama: [Nama Pengirim]
Jabatan: [Jabatan]
Perusahaan: [Nama Perusahaan Pengirim]
2. Nama: [Nama Penerima]
Jabatan: [Jabatan]
Perusahaan: [Nama Perusahaan Penerima]
Dengan ini menyatakan bahwa:
Barang berupa [Jenis Barang] sebanyak [Jumlah] unit telah diserahkan dari pihak pengirim kepada pihak penerima dalam kondisi [Kondisi Barang].
Barang tersebut diterima dengan baik tanpa cacat/kerusakan.
Demikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Tempat], [Tanggal]
Pihak Pengirim Pihak Penerima
[TTD & Nama] [TTD & Nama]
Format ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau jenis barang yang diserahkan.
Prosedur Pembuatan
-
Persiapan Data Barang
Pastikan semua informasi terkait barang sudah lengkap: jumlah, jenis, spesifikasi, dan kondisi. -
Penyusunan Draft BAST
Buat draft dokumen sesuai format yang telah ditentukan. -
Verifikasi Data
Periksa ulang data barang dan identitas pihak terkait. -
Penandatanganan
Kedua belah pihak menandatangani dokumen sebagai bukti sah. -
Distribusi dan Arsip
Simpan dokumen asli dan beri salinan kepada pihak terkait untuk arsip resmi.
Tips Membuat Berita Acara Serah Terima Barang yang Aman
-
Gunakan Bahasa Jelas dan Formal
Hindari kata ambigu yang bisa menimbulkan keraguan atau sengketa. -
Sertakan Foto atau Dokumentasi
Dokumentasi visual dapat menjadi bukti tambahan jika terjadi masalah. -
Gunakan Nomor Dokumen Unik
Untuk memudahkan pelacakan dan pengarsipan. -
Cantumkan Saksi Jika Perlu
Saksi memberikan validitas tambahan untuk dokumen. -
Arsip Digital dan Fisik
Simpan versi digital untuk kemudahan akses dan versi fisik untuk kebutuhan hukum.
Kesalahan Umum dalam Pembuatan BAST
-
Tidak mencantumkan jumlah atau spesifikasi barang secara lengkap.
-
Menggunakan bahasa yang ambigu sehingga menimbulkan tafsiran berbeda.
-
Tidak menandatangani dokumen oleh kedua pihak.
-
Tidak menyertakan tanggal dan lokasi penyerahan barang.
-
Tidak melakukan verifikasi kondisi barang sebelum penandatanganan.
Dengan menghindari kesalahan di atas, perusahaan dapat meminimalkan risiko kerugian dan sengketa.
Contoh Penggunaan BAST dalam Logistik
Misalnya, perusahaan logistik seperti Harddies Cargo mengirimkan barang elektronik ke klien. Prosesnya:
-
Barang dikemas sesuai standar.
-
Pengirim membuat draft BAST yang memuat jumlah, spesifikasi, dan kondisi barang.
-
Klien memeriksa barang sebelum menandatangani BAST.
-
Setelah tanda tangan, dokumen diarsipkan dan barang dianggap resmi diterima.
Dengan prosedur ini, baik pengirim maupun penerima memiliki bukti sah atas transaksi.
Kesimpulan
Berita acara serah terima barang adalah dokumen vital dalam setiap transaksi logistik dan bisnis. Dengan BAST, setiap pihak memiliki perlindungan hukum, dokumentasi resmi, dan bukti sah bahwa barang telah diserahkan dan diterima sesuai kesepakatan.
Untuk memaksimalkan keamanan pengiriman dan kualitas layanan, memilih perusahaan logistik profesional sangat penting. Harddies Cargo hadir untuk memastikan setiap barang Anda sampai tujuan dengan cepat, aman, dan tepat waktu. Dengan dukungan tim profesional dan layanan tracking real-time, setiap pengiriman akan terekam dengan rapi, memudahkan Anda dalam pembuatan BAST dan pengelolaan dokumen resmi.
Percayakan pengiriman barang Anda kepada Harddies Cargo, solusi ekspedisi cepat, aman, dan terpercaya. Dari serah terima hingga distribusi, setiap langkah dijamin transparan, aman, dan tepat waktu—karena kepuasan Anda adalah prioritas utama kami.
