Admin ekspedisi memiliki peran yang sangat penting dalam memastikan kelancaran proses pengiriman barang dan logistik, baik untuk perusahaan besar maupun kecil. Artikel ini akan membahas tugas admin ekspedisi secara lengkap dan terperinci, serta bagaimana mereka berkontribusi dalam kesuksesan operasional perusahaan.
Apa Itu Admin Ekspedisi?
Admin ekspedisi adalah orang yang bertanggung jawab mengelola dan mengawasi seluruh kegiatan terkait proses pengiriman barang. Tugasnya memastikan pengiriman barang sampai ke tujuan aman, tepat waktu, dan sesuai prosedur yang telah ditetapkan.Â
Admin ekspedisi bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk perusahaan ekspedisi, pihak internal perusahaan, dan pelanggan.
Baca Juga: Contoh Surat Ekspedisi & 5 Cara Membuatnya yang Profesional
Tugas Admin Ekspedisi dan Tanggung Jawab
Tugas admin ekspedisi sangat beragam dan melibatkan berbagai proses yang terintegrasi dengan kegiatan logistik dan pengiriman. Berikut adalah beberapa tugas admin ekspedisi yang biasa dilakukan:
1. Pengaturan Pengiriman Barang
Salah satu tugas admin ekspedisi adalah mengatur pengiriman barang. Mereka harus memastikan bahwa barang yang akan dikirim telah diproses dengan benar, mulai dari pengemasan, penentuan metode pengiriman, hingga pemilihan ekspedisi yang tepat.Â
Admin ekspedisi juga harus mengelola jadwal pengiriman agar barang sampai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Proses ini mencakup beberapa langkah penting, seperti:
- Memastikan barang telah siap dikirim, baik dalam hal kondisi fisik maupun dokumen pendukung.
- Memilih jasa ekspedisi yang sesuai dengan jenis barang dan tujuan pengiriman.
- Menentukan cara pengiriman yang paling efisien, apakah melalui darat, laut, atau udara.
- Menyusun jadwal pengiriman untuk memastikan barang sampai tepat waktu.
2. Koordinasi dengan Pihak Ekspedisi
Admin ekspedisi berperan sebagai penghubung antara perusahaan dan jasa ekspedisi yang digunakan. Mereka perlu berkomunikasi secara efektif dengan perusahaan ekspedisi untuk memastikan bahwa pengiriman berjalan lancar. Tugas admin ekspedisi ini mencakup:
- Melakukan negosiasi harga dan layanan dengan penyedia jasa ekspedisi.
- Memantau proses pengiriman dan menyelesaikan masalah yang muncul selama pengiriman.
- Mengupdate status pengiriman kepada pihak terkait di perusahaan.
3. Penyusunan dan Pengelolaan Dokumen Pengiriman
Setiap pengiriman barang membutuhkan dokumen yang lengkap dan tepat. Admin ekspedisi bertanggung jawab untuk menyiapkan dan mengelola semua dokumen pengiriman, yang meliputi:
- Surat jalan
- Faktur
- Bukti pengiriman (delivery receipt)
- Bill of lading (untuk pengiriman laut)
- Airway bill (untuk pengiriman udara)
Dokumen ini sangat penting untuk memastikan legalitas pengiriman dan sebagai bukti transaksi pengiriman barang. Admin ekspedisi harus memastikan semua dokumen diproses dengan baik, terarsip dengan rapi, dan mudah diakses apabila diperlukan.
4. Pelacakan dan Monitoring Pengiriman
Setelah barang dikirim, admin ekspedisi bertanggung jawab untuk memonitor status pengiriman secara berkelanjutan. Ini termasuk:
- Melakukan pelacakan barang dengan menggunakan nomor resi yang disediakan oleh jasa ekspedisi.
- Menginformasikan kepada pelanggan atau pihak internal perusahaan mengenai status pengiriman secara real-time.
- Menangani keluhan atau masalah yang terjadi selama proses pengiriman, seperti keterlambatan atau barang yang rusak.
Admin ekspedisi harus memastikan pengiriman berlangsung sesuai rencana dan segera mengambil tindakan apabila ada kendala yang muncul.
5. Mengelola Inventaris Barang
Admin ekspedisi juga seringkali terlibat dalam mengelola inventaris barang yang akan dikirim. Mereka memastikan bahwa stok barang yang siap dikirim selalu terpantau dengan baik. Beberapa aktivitas terkait dengan pengelolaan inventaris yang dilakukan oleh admin ekspedisi adalah:
- Mencatat dan memantau barang yang keluar dan masuk.
- Memastikan jumlah barang yang dikirim sesuai dengan data yang tercatat di sistem.
- Melakukan pengecekan dan pemeriksaan fisik barang untuk memastikan tidak ada barang yang rusak atau hilang selama proses pengiriman.
6. Pengelolaan Pembayaran dan Tagihan
Admin ekspedisi juga terlibat dalam pengelolaan pembayaran terkait pengiriman barang. Mereka bertanggung jawab untuk:
- Memastikan bahwa biaya pengiriman tercatat dengan akurat.
- Menyusun dan mengelola tagihan pembayaran untuk pelanggan dan jasa ekspedisi.
- Melakukan pembayaran kepada jasa ekspedisi sesuai dengan kesepakatan harga dan layanan.
7. Pelaporan dan Dokumentasi
Tugas admin ekspedisi yang tak kalah penting adalah menyusun laporan terkait pengiriman barang. Admin ekspedisi harus membuat laporan yang mencakup informasi tentang pengiriman yang telah dilakukan, status pengiriman, serta masalah yang dihadapi selama proses pengiriman.Â
Laporan ini berguna untuk evaluasi dan pengambilan keputusan manajerial. Beberapa laporan yang biasa dibuat oleh admin ekspedisi antara lain:
- Laporan pengiriman harian, mingguan, atau bulanan.
- Laporan kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman.
- Laporan biaya pengiriman dan tagihan.
Laporan yang akurat dan tepat waktu akan membantu manajer dan pihak terkait untuk mengetahui kondisi pengiriman dan memperbaiki proses pengiriman di masa depan.
Keterampilan yang Dibutuhkan oleh Admin Ekspedisi
Untuk melaksanakan tugasnya dengan efektif, admin ekspedisi harus memiliki berbagai keterampilan, baik keterampilan teknis maupun keterampilan interpersonal. Beberapa keterampilan yang penting dimiliki oleh admin ekspedisi antara lain:
1. Keterampilan Komunikasi yang Baik
Admin ekspedisi harus dapat berkomunikasi dengan jelas, baik dengan pihak internal perusahaan, pelanggan, maupun pihak ekspedisi. Kemampuan menyampaikan informasi dengan tepat dan memahami kebutuhan pihak lain sangat penting dalam pekerjaan ini.
2. Kemampuan Manajerial dan Organisasi
Karena admin ekspedisi harus mengelola banyak tugas secara bersamaan, keterampilan manajerial dan organisasi yang baik sangat diperlukan. Mereka harus bisa mengatur waktu dengan efisien, memprioritaskan tugas, dan menangani masalah yang muncul dengan cepat.
3. Pemahaman Tentang Proses Logistik dan Pengiriman
Admin ekspedisi harus memiliki pemahaman yang baik tentang proses logistik dan pengiriman barang. Mereka harus tahu cara mengelola berbagai aspek pengiriman, seperti memilih jasa ekspedisi yang tepat, memahami cara pengemasan barang yang benar, serta proses administrasi yang diperlukan.
4. Kemampuan Menggunakan Teknologi dan Sistem Informasi
Di era digital, admin ekspedisi perlu menguasai teknologi dan sistem informasi yang digunakan dalam pengelolaan pengiriman barang. Mereka harus familiar dengan software manajemen logistik, sistem pelacakan pengiriman, dan aplikasi terkait lainnya.
5. Kemampuan Problem Solving
Seringkali, masalah tak terduga muncul selama proses pengiriman. Admin ekspedisi harus memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah dengan cepat dan mengambil tindakan yang tepat agar pengiriman tetap berjalan lancar.
Peran admin ekspedisi sangat krusial dalam memastikan kelancaran dan keberhasilan operasional pengiriman barang. Dengan tugas beragam, mulai dari pengaturan pengiriman, koordinasi dengan pihak ekspedisi, pengelolaan dokumen, hingga pelaporan, admin ekspedisi memastikan setiap pengiriman berjalan efisien dan tepat waktu.Â
Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik, mengelola waktu, serta memahami proses logistik menjadi kunci utama dalam menjalankan tugas ini. Sekian artikel mengenai tugas admin ekspedisi ini, semoga bermanfaat!
