Contoh surat pengiriman barang adalah dokumen penting yang digunakan dalam proses distribusi barang dari satu pihak ke pihak lain, baik dalam skala bisnis kecil maupun besar. Dokumen ini menjadi bukti fisik bahwa suatu barang benar-benar telah dikirim, serta memuat informasi penting seperti nama pengirim, penerima, daftar barang, dan tanggal pengiriman.
Dalam bidang logistik dan bisnis, memahami contoh surat pengiriman barang yang tepat dan profesional sangat krusial untuk memastikan kelancaran proses distribusi. Dengan format yang tepat dan isi yang lengkap, surat ini tidak hanya memudahkan proses pencatatan tetapi juga menghindari potensi kesalahan dalam pengiriman.
Contoh Surat Pengiriman Barang yang Benar dan Profesional
Dalam proses pengiriman logistik atau barang antar perusahaan, kehadiran dokumen resmi seperti surat pengiriman barang sangat penting. Dokumen ini menjadi bukti sah atas pengiriman dan penerimaan barang yang terjadi antara dua pihak.
Banyak perusahaan membutuhkan template atau contoh surat yang bisa langsung digunakan, baik dalam format Word (.doc) maupun PDF. Pada bagian ini akan ditampilkan contoh surat pengiriman barang yang profesional dan sesuai standar bisnis.
Struktur Dasar Surat Pengiriman Barang
Contoh surat pengiriman barang biasanya menggunakan kop surat resmi perusahaan, dilengkapi dengan identitas pengirim dan penerima. Di dalamnya juga terdapat nomor surat, tanggal pengiriman, dan informasi detail barang yang dikirimkan.
Format ini juga mencakup kolom jumlah, satuan barang, serta catatan pengiriman yang memungkinkan pencatatan informasi tambahan seperti kondisi barang atau waktu penerimaan. Struktur yang jelas memudahkan pengecekan di kemudian hari dan menghindari kesalahan dalam proses pengiriman.
Baca Juga: 4 Cara Kirim Motor ke Balikpapan dan Estimasi Biaya
Contoh Surat Pengiriman Barang Format DOC/PDF
Berikut adalah contoh surat pengiriman barang dari perusahaan fiktif bernama PT. Cipta Logistik Nusantara. Format ini bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda dan tersedia dalam dua versi: Word dan PDF.
- CIPTA LOGISTIK NUSANTARA
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Telp. (021) 12345678 | Email: info@ciptalogistik.co.id
SURAT PENGIRIMAN BARANG
No: 045/SPB/VI/2025
Tanggal: 22 Juni 2025
Kepada Yth.
CV. Sinar Abadi
Jl. Raya Industri No. 77, Bekasi
Hormat Kami,
PT. Cipta Logistik Nusantara
(ttd & stempel perusahaan)
Penerima,
CV. Sinar Abadi
(ttd & stempel penerima)
Struktur dan Komponen Utama Surat Pengiriman Barang
Agar proses pengiriman berlangsung lancar dan tercatat dengan rapi, sangat penting untuk memahami format surat pengiriman barang yang tepat. Setiap surat pengiriman harus memuat komponen utama agar fungsinya sebagai dokumen legal dan administratif dapat terpenuhi.
Tanpa struktur yang jelas dan lengkap, potensi kesalahan dalam pengiriman akan meningkat. Oleh karena itu, perusahaan wajib memastikan bahwa seluruh bagian dalam surat pengiriman telah disusun secara sistematis dan profesional.
1. Header Surat dan Informasi Perusahaan
Bagian awal surat biasanya berisi header surat yang menampilkan logo dan nama perusahaan pengirim. Informasi ini penting sebagai identitas dan juga meningkatkan profesionalitas dokumen.
Selain itu, bagian ini mencantumkan alamat lengkap, nomor telepon, serta alamat email perusahaan. Jika dikirim secara fisik, alamat kantor pengirim dan alamat pengiriman dari penerima harus ditulis dengan jelas agar tidak terjadi salah kirim.
2. Nomor Dokumen, Tanggal, dan Tujuan Pengiriman
Setiap surat pengiriman wajib memiliki nomor dokumen unik yang bisa dilacak, biasanya disebut sebagai nomor PO (Purchase Order) atau kode internal. Nomor ini menjadi acuan dalam proses pengecekan dan arsip dokumen.
Tanggal pengiriman juga perlu dicantumkan agar tercatat secara kronologis. Di bagian ini, informasi mengenai pihak penerima seperti nama perusahaan, kontak person, dan alamat pengiriman harus dicantumkan secara rinci.
3. Rincian Daftar Barang dalam Tabel
Inti dari isi surat pengiriman adalah daftar barang yang dikirimkan. Biasanya ditulis dalam bentuk tabel yang terdiri dari beberapa kolom seperti nama barang, jumlah, satuan, dan kode barang.
Pastikan semua item dicantumkan dengan lengkap dan sesuai dengan isi fisik pengiriman. Komponen ini juga disebut sebagai kolom barang, yang merupakan bagian paling krusial dari dokumen pengiriman.
4. Keterangan Tambahan dan Catatan Pengiriman
Jika terdapat instruksi khusus, bisa ditambahkan di bagian bawah sebagai catatan pengiriman. Misalnya, “Barang harus disimpan dalam suhu tertentu” atau “Cek kondisi kemasan sebelum diterima”.
Catatan pengiriman ini bersifat opsional, namun sangat bermanfaat untuk meminimalkan kesalahpahaman antara pengirim dan penerima selama proses pengiriman barang.
5. Tanda Tangan dan Stempel Sebagai Validasi
Surat pengiriman barang harus disahkan dengan tanda tangan dari pihak pengirim dan penerima. Biasanya juga disertai dengan stempel perusahaan sebagai bentuk validasi resmi.
Bagian ini membuktikan bahwa kedua pihak telah menyetujui isi dan jumlah barang yang dikirimkan. Jika tidak ditandatangani, maka dokumen dianggap tidak sah secara hukum.
Cara Membuat Surat Pengiriman Barang Sendiri
Cara membuat surat pengiriman barang secara mandiri bisa dilakukan dengan mudah jika Anda mengetahui struktur dan elemen yang harus disertakan. Dokumen ini penting untuk memastikan proses logistik berjalan lancar dan terdokumentasi dengan baik.
1. Tentukan Format Dokumen yang Akan Digunakan
Langkah pertama dalam membuat surat pengiriman adalah memilih format dokumen. Anda bisa menggunakan Microsoft Word atau Google Docs, tergantung pada ketersediaan dan kenyamanan Anda.
Gunakan template surat pengiriman yang sudah tersedia atau mulai dari dokumen kosong. Atur margin surat standar (misalnya 2,5 cm kiri-kanan, atas-bawah) agar dokumen terlihat rapi saat dicetak atau diubah ke PDF.
2. Tulis Header dan Identitas Perusahaan
Bagian atas surat harus berisi header surat berupa nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan logo jika tersedia. Ini akan memberi kesan profesional dan memudahkan identifikasi dokumen.
Letakkan juga informasi tentang penerima, seperti nama perusahaan, alamat lengkap, dan kontak. Penempatan identitas pengirim dan penerima biasanya dipisahkan secara visual agar tidak tertukar.
3. Cantumkan Nomor dan Tanggal Surat
Berikan nomor surat yang unik untuk setiap pengiriman. Anda bisa membuat sistem penomoran berdasarkan tanggal, divisi, atau jenis pengiriman, misalnya: 012/SPB/VI/2025.
Jangan lupa mencantumkan tanggal pembuatan surat agar dokumen dapat dicocokkan dengan data pengiriman. Ini penting untuk arsip internal dan pelacakan apabila terjadi kendala.
4. Buat Tabel Rincian Barang
Inti dari surat pengiriman adalah tabel daftar barang. Buat tabel dengan kolom seperti: No, Nama Barang, Jumlah, Satuan, dan Keterangan. Ini disebut juga sebagai kolom barang.
Jika memungkinkan, tambahkan kode barang agar identifikasi item lebih akurat. Anda juga bisa menambahkan kolom tambahan seperti harga satuan (jika dibutuhkan) atau kondisi barang.
5. Tambahkan Catatan Pengiriman Jika Diperlukan
Di bawah tabel barang, sisipkan catatan pengiriman jika ada hal-hal khusus yang perlu diperhatikan oleh penerima. Misalnya: “Mohon periksa jumlah dan kondisi barang saat diterima.”
Catatan ini bersifat opsional, namun sangat berguna untuk menghindari kesalahpahaman. Termasuk jika ada barang khusus yang memerlukan penanganan ekstra.
6. Akhiri dengan Tanda Tangan dan Stempel
Terakhir, sediakan ruang untuk tanda tangan dari pengirim dan penerima barang. Beri juga tempat untuk stempel perusahaan masing-masing sebagai validasi resmi.
Jika menggunakan format digital, Anda bisa menyisipkan tanda tangan digital. Namun untuk dokumen fisik, tanda tangan manual tetap lebih disarankan.
Jangan Cuma Buat Suratnya, Kirim Barangnya Juga Pakai Jasa Ekspedisi Terpercaya Ini!
Setelah memahami contoh surat pengiriman barang yang benar dan profesional, kini saatnya Anda melangkah ke tahap selanjutnya: mengirim barang dengan aman dan tepat waktu. Jangan sampai suratnya rapi tapi proses pengirimannya bermasalah—percayakan saja pada ahlinya.
Gunakan jasa ekspedisi dari Harddies Cargo yang sudah terbukti melayani ribuan pengiriman barang ke seluruh Indonesia. Tim profesional, tarif bersaing, dan sistem pelacakan real-time siap bantu kelancaran bisnis atau kebutuhan pribadi Anda. Cek layanan lengkapnya sekarang!
