Nota Adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Contohnya Lengkap

Dalam dunia bisnis dan transaksi jual beli, istilah nota tentu bukan hal yang asing lagi. Setiap kali kamu membeli barang, baik di toko kecil maupun di perusahaan besar, kamu pasti akan menerima selembar kertas yang berisi rincian transaksi. Nah, dokumen tersebut dikenal dengan sebutan nota.

Namun, tahukah kamu bahwa nota bukan sekadar bukti pembayaran biasa? Nota memiliki peran penting dalam pencatatan keuangan, pengendalian stok barang, hingga menjadi alat bukti hukum dalam dunia bisnis. Pada artikel ini, kita akan membahas secara lengkap tentang apa itu nota, fungsi, jenis-jenisnya, cara membuatnya, serta contohnya. Yuk, simak pembahasannya!

Pengertian Nota Adalah

Secara sederhana, nota adalah dokumen atau bukti tertulis yang digunakan untuk mencatat transaksi jual beli barang atau jasa antara penjual dan pembeli.

Nota biasanya berisi informasi seperti:

• Nama penjual dan pembeli

• Tanggal transaksi

• Daftar barang/jasa yang dibeli

• Jumlah dan harga satuan

• Total harga

• Tanda tangan pihak penjual atau pembeli

Dalam dunia akuntansi, nota menjadi dokumen sumber (source document) yang penting, karena berfungsi sebagai bukti awal dalam proses pencatatan transaksi keuangan perusahaan.

Definisi Nota Menurut Para Ahli

Beberapa ahli mendefinisikan nota sebagai berikut:

• Mulyadi (2016): Nota adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pihak penjual untuk diserahkan kepada pembeli sebagai catatan atas penjualan barang atau jasa.

• Sofyan Syafri Harahap (2015): Nota merupakan salah satu dokumen akuntansi yang digunakan untuk mendukung data keuangan agar dapat dipertanggungjawabkan secara sah.

• Wikipedia: Nota adalah dokumen yang berfungsi sebagai tanda bukti telah terjadinya suatu transaksi jual beli antara dua pihak.

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa nota adalah alat bukti resmi yang merekam aktivitas transaksi secara tertulis dan sah.

Fungsi Nota dalam Dunia Bisnis

Nota memiliki banyak fungsi penting, terutama dalam kegiatan perdagangan dan administrasi keuangan. Berikut beberapa di antaranya:

a. Sebagai Bukti Transaksi

Fungsi utama nota adalah membuktikan bahwa suatu transaksi telah dilakukan. Baik pembeli maupun penjual dapat menggunakan nota sebagai dasar apabila terjadi kesalahpahaman di kemudian hari.

b. Sebagai Dasar Pencatatan Keuangan

Nota membantu bagian akuntansi dalam mencatat pendapatan dan pengeluaran secara akurat. Dengan adanya nota, laporan keuangan perusahaan menjadi lebih valid dan mudah diaudit.

c. Sebagai Alat Pengendalian Stok Barang

Bagi toko atau perusahaan dagang, nota menjadi acuan dalam mengontrol persediaan barang. Setiap transaksi penjualan atau pembelian barang akan memengaruhi jumlah stok yang tercatat.

d. Sebagai Bukti Pajak

Bagi perusahaan yang sudah terdaftar sebagai wajib pajak, nota dapat berfungsi sebagai dokumen pendukung perhitungan pajak, terutama dalam pelaporan PPN (Pajak Pertambahan Nilai).

e. Sebagai Bukti Hukum

Dalam kasus sengketa bisnis, nota dapat digunakan sebagai alat bukti sah di pengadilan untuk membuktikan bahwa suatu transaksi benar-benar terjadi.

Jenis-Jenis Nota

Ada berbagai jenis nota yang digunakan dalam aktivitas bisnis, tergantung pada sifat transaksinya. Berikut penjelasan lengkapnya:

a. Nota Penjualan

Nota penjualan adalah nota yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli sebagai bukti bahwa barang atau jasa telah dijual.

Biasanya berisi:

• Nama dan alamat toko

• Daftar barang yang dibeli

• Jumlah dan harga satuan

• Total harga

• Tanda tangan atau stempel toko

b. Nota Pembelian

Kebalikan dari nota penjualan, nota pembelian dibuat oleh pembeli dan diserahkan kepada penjual untuk mencatat barang yang dibeli.

Biasanya digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki sistem administrasi ketat.

c. Nota Kredit

Nota kredit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mengurangi jumlah piutang, misalnya karena barang dikembalikan atau terdapat kesalahan harga.

d. Nota Debit

Sebaliknya, nota debit adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli kepada penjual untuk mengurangi utang atas barang yang dikembalikan atau rusak.

e. Nota Kontan

Nota kontan digunakan dalam transaksi tunai, di mana pembayaran dilakukan langsung pada saat pembelian barang.

f. Nota Tempo

Nota tempo digunakan dalam transaksi non-tunai, di mana pembeli diberi waktu tertentu untuk melunasi pembayaran.

g. Nota Retur

Nota retur dibuat ketika terjadi pengembalian barang karena cacat, salah kirim, atau tidak sesuai pesanan.

Komponen-Komponen Nota

Sebuah nota yang baik dan sah harus memuat informasi yang lengkap agar tidak menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari. Berikut elemen penting dalam sebuah nota:

1. Nama dan alamat penjual/pembeli

2. Nomor nota dan tanggal transaksi

3. Deskripsi barang atau jasa

4. Jumlah barang dan harga satuan

5. Total harga keseluruhan

6. Potongan harga (jika ada)

7. PPN atau pajak lainnya (jika berlaku)

8. Tanda tangan atau stempel perusahaan

Beberapa bisnis juga menambahkan QR code atau barcode untuk memudahkan pelacakan digital.

Perbedaan Nota, Faktur, dan Invoice

Banyak orang sering menganggap bahwa nota dan invoice adalah hal yang sama. Padahal, ada perbedaan penting di antara keduanya:

Jadi, bisa disimpulkan bahwa nota lebih umum digunakan untuk transaksi sederhana, sedangkan invoice digunakan untuk transaksi bisnis skala besar dan formal.

Cara Membuat Nota yang Baik dan Profesional

Bagi kamu yang menjalankan bisnis, penting untuk membuat nota yang rapi dan profesional. Berikut langkah-langkahnya:

a. Gunakan Format yang Jelas

Pastikan semua elemen penting seperti nama toko, nomor nota, tanggal, dan total pembayaran tercantum dengan jelas.

b. Gunakan Bahasa yang Formal dan Konsisten

Meskipun nota terlihat sederhana, tetap gunakan bahasa yang sopan dan profesional agar mencerminkan kredibilitas bisnis kamu.

c. Cantumkan Logo dan Kontak Bisnis

Tambahkan logo, alamat, nomor telepon, dan media sosial agar pelanggan mudah mengenali dan menghubungi bisnis kamu.

d. Gunakan Nomor Urut Unik

Nomor urut pada nota berfungsi untuk mempermudah pelacakan dan pencatatan transaksi.

e. Gunakan Software atau Template Digital

Kamu bisa menggunakan aplikasi seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau software kasir digital untuk membuat nota otomatis dan lebih rapi.

Contoh Nota Penjualan Sederhana

Berikut contoh format nota penjualan yang umum digunakan:

---

TOKO MAKMUR JAYA
Jl. Sudirman No. 15, Jakarta
Telp: (021) 555-888

NOTA PENJUALAN
No: 000123 | Tanggal: 27 Oktober 2025

Pembayaran: Tunai
Kasir: Dwi Setiawan

Terima kasih atas pembelian Anda!

Pentingnya Nota dalam Akuntansi dan Audit

Dalam dunia akuntansi, nota merupakan bagian dari dokumen transaksi utama (primary document). Semua transaksi keuangan harus dapat dibuktikan dengan nota atau dokumen serupa. Ketika dilakukan audit keuangan, auditor akan memeriksa apakah setiap transaksi memiliki bukti yang sah, salah satunya berupa nota. Tanpa nota, laporan keuangan perusahaan bisa dianggap tidak valid. Oleh karena itu, setiap bisnis — besar maupun kecil — wajib menyimpan salinan nota secara rapi, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

Manfaat Digitalisasi Nota di Era Modern

Di era digital saat ini, penggunaan nota kertas mulai beralih ke nota digital atau e-receipt. Keunggulannya antara lain:

1. Menghemat biaya kertas dan tinta

2. Mempermudah pencarian dan penyimpanan data

3. Ramah lingkungan (paperless)

4. Mencegah kehilangan dokumen

5. Dapat diintegrasikan dengan sistem POS (Point of Sale)

Banyak bisnis modern kini mengirim nota langsung ke email pelanggan, sehingga lebih praktis dan efisien.

Kesalahan Umum dalam Pembuatan Nota

Beberapa kesalahan yang sering terjadi saat membuat nota antara lain:

• Tidak mencantumkan tanggal transaksi

• Nomor nota ganda atau tidak berurutan

• Harga atau jumlah barang tidak sesuai

• Tidak menyertakan tanda tangan atau stempel

• Tidak menyimpan salinan nota

Kesalahan tersebut dapat menyebabkan masalah dalam pencatatan keuangan maupun administrasi bisnis.

Tips Mengelola Nota Secara Efisien

Agar pengelolaan nota berjalan baik, ikuti tips berikut:

1. Gunakan sistem penomoran otomatis.

2. Simpan nota dalam folder berdasarkan bulan atau jenis transaksi.

3. Scan dan simpan versi digital.

4. Gunakan aplikasi akuntansi seperti Jurnal, Accurate, atau QuickBooks.

5. Lakukan backup data secara rutin.

Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa:

Nota adalah dokumen penting dalam dunia bisnis yang berfungsi sebagai bukti transaksi, alat pencatatan keuangan, serta dokumen hukum. Setiap transaksi, baik kecil maupun besar, sebaiknya disertai nota agar tercipta transparansi dan akuntabilitas dalam kegiatan usaha. Dengan perkembangan teknologi, kini nota juga dapat dibuat secara digital, yang membantu bisnis menjadi lebih efisien dan modern.

Penutup

Dalam menjalankan bisnis, ketepatan dan kejelasan dokumen seperti nota pengiriman barang sangat penting — terutama dalam dunia logistik. Di Harddies Cargo, setiap transaksi pengiriman disertai nota dan bukti pengiriman resmi yang transparan dan mudah dilacak. Kami memahami pentingnya kepercayaan pelanggan dalam proses pengiriman barang antarkota maupun antarpulau.

Harddies Cargo siap menjadi mitra logistik terpercaya untuk kebutuhan pengiriman Anda ke seluruh Indonesia — cepat, aman, dan terjangkau.

💼 Harddies Cargo – Jasa Pengiriman Barang Terpercaya dari Jakarta ke Seluruh Indonesia.
📦 Cepat, Aman, dan Bergaransi!